Política de Canal Interno de Información de la Fundación Hospitalarias
0. PREÁMBULO
En coherencia con el Marco de Identidad y el Código de Conducta de Fundación Hospitalarias, la Fundación promueve una cultura de integridad, responsabilidad y transparencia. El Sistema Interno de Información constituye un instrumento esencial para prevenir, detectar y corregir conductas contrarias a la legalidad y a los principios éticos de la organización, reforzando la confianza de la comunidad hospitalaria y de los terceros que se relacionan con la Fundación.
1. OBJETO [1]
La Política del Canal Interno de Información orienta y enmarca el desarrollo operativo y procedimental del Sistema Interno de Información, incluyendo las fases de tramitación, investigación, resolución, archivo y seguimiento de las informaciones recibidas, que se regulan de forma específica en el Reglamento del Sistema Interno de Información.
2. PRINCIPIOS RECTORES DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
El Sistema Interno de Información de Fundación Hospitalarias se rige por los siguientes principios:
a) Confidencialidad, garantizando la protección de la identidad del informante, de las personas afectadas y de cualquier tercero mencionado, así como de las actuaciones desarrolladas durante la tramitación.
b) Posibilidad de comunicaciones anónimas, asegurando el anonimato y la no rastreabilidad del informante, sin perjuicio de la posibilidad de mantener comunicación posterior mediante mecanismos seguros.
c) Prohibición absoluta de represalias, entendidas como cualquier acto u omisión, directa o indirecta, que suponga un trato desfavorable por razón de la comunicación efectuada de buena fe.
d) Actuación de buena fe, quedando la protección condicionada a la existencia de motivos razonables para considerar veraz la información comunicada.
e) Presunción de inocencia y derecho de defensa, garantizando el respeto al honor y a los derechos de las personas afectadas.
f) Independencia e imparcialidad, asegurando la autonomía funcional y la ausencia de conflictos de interés en la gestión del Sistema.
g) Proporcionalidad y minimización, limitando las actuaciones y el tratamiento de datos a lo estrictamente necesario.
h) Trazabilidad y motivación, garantizando la adecuada documentación de las actuaciones esenciales.
i) Mejora continua, mediante la evaluación periódica del Sistema y la adopción de medidas de mejora.”
Estos principios se interpretan y aplican de conformidad con los valores, criterios éticos y pautas de conducta recogidos en el Código de Conducta de Fundación Hospitalarias.
3. ALCANCE [2]
Este procedimiento resulta de aplicación a todas las comunicaciones sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción recibidas en Fundación Hospitalarias.
En concreto, se puede informar sobre cualquier información vinculada a:
Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social, y a infracciones que puedan constituir un delito que genere la responsabilidad penal de la persona jurídica.
Acciones u omisiones que puedan ser contrarias a los procedimientos o normativas internas de Fundación Hospitalarias vinculadas Código de Conducta y desempeño ético de las funciones profesionales, incluidas cuestiones de acoso laboral, acoso sexual y por razón de género, discriminación y trato de favor, seguridad y salud en el trabajo, conflictos de interés, etc.
Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, teniendo en cuenta las particularidades señaladas en el artículo 2.1 a) de la Ley 2/2023.
En el ámbito personal de aplicación, la presente política se aplicará a:
Las personas que tengan la condición de personas trabajadoras/empleadas (en adelante, colaboradores, conforme a la terminología del Código de Conducta).
Los autónomos que se relacionen con Fundación Hospitalarias.
Los patronos, partícipes y personas pertenecientes al órgano de gobierno, administración, dirección o supervisión, incluidos los miembros no ejecutivos.
Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores, voluntarios, becarios, así como aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
La apreciación de si una conducta constituye un incumplimiento relevante del Código de Conducta a los efectos de la presente Política se realizará conforme a lo previsto en el Reglamento del Sistema Interno de Información.
El Canal Interno de Información está concebido exclusivamente para la comunicación de hechos que puedan constituir infracciones normativas, penales o administrativas graves o muy graves, así como incumplimientos relevantes del Código de Conducta, y no sustituye a otros canales específicos de atención al paciente, gestión de personas o tramitación de quejas y reclamaciones.
Las reclamaciones de pacientes, los asuntos de carácter laboral o de gestión ordinaria de personas, así como las consultas, sugerencias o quejas generales, no constituyen necesariamente infracciones de cumplimiento, disponiendo la Fundación Hospitalarias de canales específicos y adecuados para su recepción, gestión y tratamiento.
Cuando, tras un análisis preliminar, las comunicaciones recibidas a través del Canal Interno de Información no se correspondan con su ámbito propio y tengan la naturaleza de reclamaciones de pacientes, asuntos de personal, consultas o quejas, estas podrán, en su caso, ser derivadas al canal correspondiente, dejando constancia de dicha circunstancia e informando al comunicante, de conformidad con lo previsto en el Reglamento del Sistema Interno de Información.
4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Código de Conducta.
Reglamento del Sistema Interno de Información.
5. MEDIOS PARA LA COMUNICACIÓN DE INFORMACIONES
La comunicación de cualquier consulta o información deberá atenderse si se recibe a través de cualquiera de las siguientes vías:
• Web: Página web corporativa de Fundación Hospitalarias (https://fundacionhospitalarias.org/es/conocenos/portal-de-transparencia), y en concreto en su acceso a canal de denuncias (https://denuncias.canaletico.com) donde se dispone de un formulario estandarizado para la recogida de comunicaciones.
• Email: canaletico@fundacionhospitalarias.org
Dirección de correo electrónico institucional habilitada por Fundación Hospitalarias exclusivamente como vía de recepción del Canal Interno de Información, cuya gestión se realiza a través del proveedor externo encargado del sistema, con las debidas garantías de confidencialidad, independencia y protección de datos.
• Por correo postal a la atención del Comité de Observancia de Fundación Hospitalarias, Calle de Vaquerías, 7, 28007 - Madrid, incluyendo en el sobre la mención “Confidencial”, e incluyendo, como mínimo formulario conforme el descrito en el anexo.
Asimismo, se podrá solicitar una reunión presencial con el personal encargado de la tramitación de las informaciones, a través de cualquiera de las vías enumeradas. En adelante, estas vías de recepción de informaciones serán mencionadas de forma conjunta como Canal Interno de información.
6. RESPONSABILIDADES EN EL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
Consultores legales externos: equipo de abogados externos de la organización que se encargan de la Gestión del Canal Interno de Información mediante primera recepción y análisis de las informaciones y consultas recibidas con las garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones. Tras la conclusión y filtrado preliminar, informan directamente al Responsable del Sistema interno de información.
Responsable del Sistema interno de información: es el responsable de la gestión del Canal Interno de Información de Fundación Hospitalarias., así como de la tramitación diligente de las disposiciones contenidas en este procedimiento.
El Responsable del Sistema Interno de Información será designado formalmente por el Patronato de Fundación Hospitalarias y ejercerá sus funciones con plena independencia funcional, sin recibir instrucciones en el desempeño de las mismas.
El Responsable del Sistema contará con acceso directo al Comité de Observancia y, en su caso, al Patronato, y dispondrá de los recursos humanos, técnicos y organizativos necesarios para el adecuado desempeño de sus funciones.
Las causas de abstención, cese o sustitución temporal del Responsable del Sistema Interno de Información se regula en el Reglamento del Sistema Interno de Información.
Comité de observancia: Órgano competente en Fundación Hospitalarias para velar por el cumplimiento y el seguimiento de lo dispuesto en el Código de Conducta y de lo establecido en el Sistema interno de información, asistiendo al Responsable del Sistema según sea requerido.
Personal encargado de la tramitación de las informaciones: es el personal de los centros y unidades de gestión de Fundación Hospitalarias en quien puede delegar el Responsable del Sistema interno de información para recibir al informante en reunión presencial, en caso requerido.
Durante la reunión, realizará la grabación de la conversación o recogerá en acta pormenorizada la información que le haya sido transmitida.
Informante: persona que informa sobre un riesgo o incumplimiento de las disposiciones del marco normativo de Fundación Hospitalarias y de las disposiciones legales.
Persona afectada: colaborador, subcontratista/proveedor, voluntario o cualquier otra persona con obligación o vínculo laboral, profesional o similar, con Fundación Hospitalarias al que, de acuerdo con lo previsto en este procedimiento, se le atribuye la comisión de uno o varios incumplimientos de las disposiciones del marco normativo de Fundación Hospitalarias o de las disposiciones legales.
Registro: Fundación Hospitalarias procederá a notificar la existencia del Sistema Interno de Información y el nombramiento del Responsable del Sistema (RSII) a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), en los términos y plazos previstos en la Ley 2/2023.
7. OBLIGACIÓN DE INFORMAR
Todas las personas de Fundación Hospitalarias descritas en el apartado 3 (alcance) deben velar por el cumplimiento de las disposiciones del marco normativo.
Por ello, es obligación de todos ellos comunicar cualquier riesgo o incumplimiento del marco normativo, o de cualquier otra normativa interna de Fundación Hospitalarias orientada a dicha prevención.
8. CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros mencionados en ella se conservarán en el Sistema Interno de Información por el tiempo necesario que requiera el expediente de investigación sobre los hechos informados.
Estos datos deberán conservarse en el Sistema de recepción de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
9. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIONES
La gestión de las informaciones se realizará conforme al procedimiento interno aprobado al efecto.
10. PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS
De conformidad con la legislación vigente, se prohíbe de forma expresa la toma de represalias contra los informantes por el hecho de haber informado, incluidas las amenazas de represalias y las tentativas de represalia, en particular, en forma de:
suspensión, despido, destitución o medidas equivalentes;
degradación o denegación de ascensos;
cambio de puesto de trabajo, cambio de ubicación del lugar de trabajo, reducción salarial o cambio del horario de trabajo;
denegación de formación;
evaluación o referencias negativas con respecto a sus resultados laborales;
imposición de cualquier medida disciplinaria, amonestación u otra sanción, incluidas las sanciones pecuniarias;
coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo;
discriminación, o trato desfavorable o injusto;
no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido;
no renovación o terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal;
daños, incluidos a su reputación, en especial en los medios sociales, o pérdidas económicas, incluidas la pérdida de negocio y de ingresos;
inclusión en listas negras sobre la base de un acuerdo sectorial, informal o formal, que pueda implicar que en el futuro la persona no vaya a encontrar empleo en dicho sector;
terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios;
denegación o anulación de una licencia o permiso;
referencias médicas o psiquiátricas.
Las medidas de protección previstas para la persona informante podrán extenderse, en los términos establecidos en la Ley 2/2023, a aquellas personas físicas o jurídicas que, por su relación con el informante, puedan sufrir represalias como consecuencia de la comunicación realizada
11. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
Los datos que se proporcionen a través del Canal Interno de Información serán tratados por Fundación Hospitalarias para la gestión de la comunicación recibida en el Canal Interno de Información, así como para la realización de cuantas investigaciones sean necesarias para determinar la comisión de la infracción. El acceso a la información se ajustará a lo establecido en este procedimiento y a la legislación vigente en materia de protección de datos personales.
Fundación Hospitalarias se compromete a tratar, en todo momento, los datos de carácter personal recibidos a través del Canal Interno de Información, de forma absolutamente confidencial y de acuerdo con las finalidades previstas en este procedimiento, adoptando las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a los que están expuestos, y cumpliendo lo dispuesto en la legislación sobre protección de datos de carácter personal.
En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley.
Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de estos. (Artículo 32 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero).
También será suprimida la información que no sea veraz, procediéndose a la supresión desde el momento en que se tenga constancia, salvo que la falta de veracidad constituya un ilícito penal. En ese caso se guardará la información durante el tiempo necesario para la tramitación del procedimiento judicial.
No se revelará la identidad del informante sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea un miembro autorizado del personal competente para recibir o seguir informaciones. Lo anterior también se aplicará a cualquier otra información de la que se pueda deducir directa o indirectamente la identidad del informante.
Como excepción al apartado anterior, la identidad del informante solo podrá revelarse cuando constituya una obligación necesaria y proporcionada impuesta por las Leyes vigentes, en el contexto de una investigación llevada a cabo por las autoridades nacionales o en el marco de un proceso judicial, en particular para salvaguardar el derecho de defensa de la persona afectada. Se avisará al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha revelación pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.
Las personas que efectúen una comunicación a través del Canal Interno de Información deberán garantizar que los datos personales proporcionados son verdaderos, exactos, completos y actualizados.
El tratamiento de los datos personales se realizará sobre la base del cumplimiento de una obligación legal aplicable a Fundación Hospitalarias, de conformidad con el artículo 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 y la Ley 2/2023.
El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación del tratamiento podrá verse limitado en los términos previstos en el artículo 31 de la Ley 2/2023, cuando resulte necesario para garantizar la eficacia de la investigación y la protección de los derechos de las personas implicadas.
12. CANALES EXTERNOS
Toda persona podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, ya sea directamente, o acudiendo los cauces habituales previstos en el ordenamiento jurídico general.
13. INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento de cualquier normativa interna de Fundación Hospitalarias supone una infracción sancionable. Por lo tanto, el incumplimiento de esta política podrá ser objeto de medidas disciplinarias, correctoras, reparadoras, compensadoras o similares según el caso.
14. DIFUSIÓN Y CONOCIMIENTO DEL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN
Fundación Hospitalarias adoptará las medidas necesarias para garantizar el conocimiento y la accesibilidad del Canal Interno de Información entre las personas incluidas en su ámbito de aplicación, mediante acciones de difusión, comunicación interna y, en su caso, formación específica.
La existencia del Canal Interno de Información y sus principales características estarán disponibles de forma permanente en la página web corporativa.
[1] Si fuera el caso, se extendería a la entidad a la que aplique el Código de Conducta y/o Sistema de Información conforme los acuerdos correspondientes.
[2] Ídem nota 1.